「現在の会計ソフトに対応できる税理士が見つからない」「税理士からfreeeへの変更を勧められたが、決算の途中で替えてよいのか分からない」「会計ソフトをまだ導入しておらず、記帳代行と自社入力のどちらがよいか迷っている」。千葉で顧問税理士を探す法人からは、税務の相談だけでなく、会計ソフトと経理体制をどう組み合わせるかという質問も多く寄せられます。
結論：顧問契約と会計ソフトの変更は、同時に決める必要はありません
最初に現状データと経理フローを確認し、顧問契約後も現在のソフトを継続するのか、区切りのよい時点でfreeeへ移行するのかを分けて判断するのが安全です。税理士がfreeeを推奨していても、期中に無理に切り替えることが常に最善とは限りません。
判断の中心は、ソフトの名称ではなく、①決算までの残り期間、②未処理取引の量、③売掛金・買掛金や固定資産の管理状況、④消費税の申告方式、⑤銀行・カード連携、⑥自社入力と記帳代行の役割分担です。移行によって月次処理が早くなるなら有力な選択肢ですが、残高や税区分を十分に確認せず移すと、二重計上や期首残高の誤りが決算まで残ることがあります。
確認したい3つの選択肢
| 選択肢 | 向いている状況 | 注意点 |
|---|---|---|
| 現在のソフトを継続 | 決算が近い、入力が完了している、社内担当者が現在の運用に慣れている | 税理士側の確認方法、データ受渡し、修正仕訳の反映方法を契約前に決めます |
| 期首からfreeeへ移行 | 新年度から経理フローを整理したい、銀行・カード連携を活用したい | 前期末残高とfreeeの開始残高を一致させ、前ソフトのデータを保存します |
| 期中からfreeeへ移行 | 現状の処理が遅れている、担当者変更などで運用を早期に立て直したい | 移行日を明確にし、同じ取引を旧ソフトとfreeeの双方で処理しない管理が必要です |
旧ソフトを閲覧・保存用として残し、決めた日以後の記帳をfreeeに一本化する方法もあります。ただし、二つのソフトを同時に正本として運用すると、どちらが正しい帳簿か分からなくなります。移行日、修正の担当者、最終残高の確認者を決めてください。
顧問契約前に確認する判断フロー
- 決算月と申告期限を確認する
法人税の確定申告は、原則として事業年度終了日の翌日から2か月以内です。期限が近い場合は、ソフト変更より申告に必要な残高確認を優先します。 - 現在の帳簿がどこまで完成しているか確認する
月次試算表が最新月まで作成されているか、未処理の通帳・カード・現金取引が残っていないかを確認します。 - 移行対象を決める
開始残高だけを移すのか、当期の仕訳も移すのか、取引先・品目・部門などの補助情報まで引き継ぐのかを決めます。 - 自社入力と税理士側の役割を決める
日々の登録、証憑の添付、月次締め、税区分の確認、給与・源泉所得税、決算整理を誰が担当するか明文化します。 - 移行後に残高を突合する
現預金だけでなく、売掛金、買掛金、借入金、未払費用、固定資産、預り金などを前ソフト・証憑・申告書と照合します。
freeeへの移行前に準備したい資料
- 直近の決算書、法人税・消費税の申告内容
- 総勘定元帳、仕訳帳、残高試算表
- 売掛金・買掛金・借入金・未払金などの内訳
- 固定資産台帳と減価償却の明細
- 銀行口座、クレジットカード、決済サービスの一覧
- 適格請求書発行事業者の登録状況と消費税の申告方式
- 給与計算、源泉所得税、年末調整の現在の運用
- 電子で受け取った請求書・領収書の保存場所と命名ルール
法人の帳簿・取引関係書類には法定の保存期間があります。会計ソフトを替えたからといって、旧ソフトの元帳や証憑を削除してよいわけではありません。国税庁は、法人の帳簿書類を原則7年間、一定の欠損金が生じた事業年度などは10年間保存する取扱いを示しています。また、電子取引で受領したデータには電子帳簿保存法上の保存ルールがあります。
よくある移行ミス
開始残高だけが合い、内訳が合っていない
貸借対照表の合計が一致していても、取引先別の売掛金や借入金の返済予定が引き継がれていないと、入金消込や決算確認で問題になります。勘定科目ごとの内訳まで確認します。
銀行連携で過去取引が二重に登録される
旧ソフトから当期仕訳を取り込んだ後、同じ期間の銀行明細をfreeeで登録すると二重計上が起きます。取り込み対象期間と銀行連携の開始日をそろえる必要があります。
消費税区分とインボイス情報を確認しない
仕入税額控除には、原則として区分経理に対応した帳簿と請求書等の保存が必要です。勘定科目が同じでも、取引内容、税率、課税区分、相手方の登録状況によって処理は変わります。機械的な一括変換だけで確定しないでください。
給与・源泉所得税が会計とつながっていない
給与ソフト側で計算していても、給与、社会保険料、源泉所得税、住民税の仕訳が会計側に正しく反映されていない例があります。移行月の給与台帳と預り金残高を照合します。
ある法人では、社内担当者が従来の会計ソフトへ入力していましたが、月次の締めに時間がかかり、税理士とのデータ共有も月末に集中していました。新しい顧問税理士との契約時にすぐ全期間を移すのではなく、まず直近月までの残高と未処理取引を確認し、新年度からfreeeへ一本化しました。旧ソフトは法定保存に対応できる形でデータを残し、銀行連携、証憑添付、月次締めの担当を決めたことで、移行後の二重処理を防げました。
税理士に相談するタイミング
最も整理しやすいのは新年度開始前ですが、担当者の退職、記帳の遅れ、税理士変更などがある場合は期中でも相談できます。特に、決算まで数か月しかない、未処理が複数月ある、消費税申告がある、在庫や固定資産が多い場合は、移行作業を始める前に税理士へ相談してください。
浅井匠也税理士事務所では、現在の会計ソフトと記帳状況を確認し、継続利用・freee移行・記帳代行のどれが適切かを整理します。サービス範囲は法人向け税務・会計サービス、freeeを使った運用例は千葉市のクラウド会計サポート、料金の目安は法人顧問料金をご確認ください。個別の状況はお問い合わせフォームからご相談いただけます。
FAQ
Q1. 現在の会計ソフトのまま顧問を依頼できますか？
対応可否は事務所とソフトによります。継続利用する場合は、閲覧方法、データ形式、修正仕訳の反映、月次締めの担当を契約前に確認してください。
Q2. freeeへ移すなら期首まで待つべきですか？
期首移行が分かりやすい一方、期中移行も可能です。移行日を固定し、旧ソフトとの残高突合と二重登録防止を行えるかで判断します。
Q3. 自社入力と記帳代行はどちらがよいですか？
取引量、社内担当者の時間、月次数字を確認したい早さによります。すべてを任せるほか、売上請求は自社、経費確認は税理士側など、役割を分ける方法もあります。
Q4. 旧ソフトのデータは削除してよいですか？
削除しないでください。法定保存期間を踏まえ、元帳、仕訳、決算関係資料、証憑を将来確認できる形式で保存します。クラウド契約終了後に閲覧できるかも事前確認が必要です。
免責事項
本記事は一般的な情報をまとめたもので、特定の会計ソフトや処理方法を一律に推奨するものではありません。適切な移行時期、消費税区分、開始残高、保存方法は、事業年度、取引内容、申告状況、契約プランによって異なります。実行前に個別確認を行ってください。
